Besprechungen sind der Preis, den wir für unklare Gedanken und mehrdeutige Kommunikation zahlen. Schreiben — klares, durchdachtes Schreiben — ist zu einer Führungsfähigkeit geworden.
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Die Hoffnung? Vielleicht sogar das Versprechen? Eine Reduzierung der Meetings. Aber die Kalender von allen sind so voll wie eh und je.
Die Realität ist, dass Meetings der Preis sind, den wir für unklares Denken und mehrdeutige schriftliche Kommunikation zahlen.
Denken Sie an all die Male, in denen Sie mitten in etwas sind oder an einem zeitkritischen Projekt arbeiten, wenn jemand Sie aus dem Nichts wegen eines „kurzen“ Telefonats oder eines halbstündigen Meetings „zur Abstimmung“ anpingt?
Vielleicht ist das der Grund, warum jedes Büro in den 1960er Jahren Mad Men die Ära schien Karaffen voller Alkohol zu haben – um allen zu helfen, ein weiteres beschissenes Meeting zu überstehen, das die Fertigstellung des Projekts wahrscheinlich um einen weiteren Tag verzögern wird.
Schreiben – klares, durchdachtes Schreiben – ist zu einer Führungsfähigkeiten geworden. Es ist einfach der günstigste Weg, Teams auszurichten, Absichten zu kommunizieren, Einschränkungen festzulegen und Nacharbeiten zu reduzieren oder zu eliminieren.
Neu Forschung von Otter.ai, die 20 Millionen Meetings in 15.000 Unternehmen analysierte, kam zu dem Schluss, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter seinem Arbeitgeber jährlich 80.000 US-Dollar an Meeting-bezogenen Ausgaben kostet.
Das mittlere Gehalt eines Wissensarbeiters in den USA beträgt 75.000 US-Dollar, also sollten die Rechnungsprüfer das nicht mögen.
Für alle, die jemals gedacht haben: Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können!, die Daten legen nahe, dass Sie recht haben.
„Gutes Schreiben bedeutet nicht, dass Sie als Führungskraft besonders klug wirken. Gutes Schreiben bedeutet, dass der Leiter das Schreiben verschwinden lässt, damit die Anweisungen klar werden können“, sagte Chris Kirksey, CEO von Direction.com, einer Healthcare-SEO-Agentur. „Ich persönlich betrachte es genauso wie eine funktionale Website, auf der der Benutzer weiß, was er drücken und tun muss, ohne darüber nachzudenken.
„So bringen wir es unseren Mitarbeitern bei. Jede schriftliche Nachricht muss ein klares Warum, ein genaues Wer und ein definiertes Was beinhalten. Wenn ich diese drei Sachen nicht innerhalb der ersten beiden Sätze finden kann, schreibe ich es falsch.“
Eine verstärkte Abhängigkeit von KI-Tools kann die mit der Kommunikation verbundenen Unklarheiten verschärfen.
„Tools wie Claude/ChatGPT/Gemini erleichtern es, mehr Worte zu generieren, aber nicht klareres Denken“, sagte David Smooke, Gründer und CEO von HackerNoon, einer Technologie-Publishing-Plattform. „Ich sehe, wie Gründer KI nutzen, um längere Memos zu erstellen, die immer noch nicht beantworten: Wer besitzt das? Was ist die Frist? Wie sieht Erfolg aus? Wann wird dieses Projekt abgeschlossen? KI verstärkt jede Disziplin, die du einbringst.“
Memos kommen die Pipeline herunter, und manchmal, vielleicht oft, gibt es Unsicherheit bezüglich Prioritäten, Zeitplänen und wer für die Lieferung verantwortlich ist. Dann muss es „Ausrichtungs“-Meetings oder klärende Diskussionen geben, bei denen die Arbeit zum Stillstand kommt, während alle Schlüsselspieler versuchen, es herauszufinden.
Durchdachte, absichtliche schriftliche Kommunikation kann viele dieser zeit- und geldverschwendenden Szenarien eliminieren.
„Das Hinzufügen von Kontext neben Aufgaben verhindert Unsicherheit, sagte Carolena Enayati, CEO von Response Ready, einem Anbieter von Notfallmedizinprodukten und Schulungen. „Das Erklären, warum ein Projekt wichtig ist, wer die Verantwortung übernehmen wird und das beabsichtigte Ergebnis stellt sicher, dass die Mitarbeiter sowohl den Zweck als auch ihre Rolle verstehen. Das Bereitstellen konkreter Beispiele oder Referenzpunkte reduziert Annahmen und hält alle auf Kurs.“
Das durchdachte Organisieren schriftlicher Updates in strukturierte Abschnitte für Kontext, Aufgaben und Fristen macht Informationen einfacher zu scannen und zu absorbieren, sagte Enayati.
„Das visuelle Hervorheben von Schlüsselverantwortlichkeiten, sei es durch Listen oder Formatierung, reduziert Fehlinterpretationen“, sagte sie. „Wenn Mitarbeiter Anweisungen folgen können, ohne wiederholt um Klarstellung zu bitten, nehmen Meetings natürlicherweise ab.“
Führungskräfte können häufige Fragen antizipieren und proaktiv in schriftlichen Kommunikationen ansprechen, sagte Enayati.
Praktische Techniken umfassen:
„Wenn Führungskräfte Klarheit im Schreiben priorisieren, steigt die Produktivität und unnötige Besprechungen nehmen ab“, sagte Enayati. „Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, Anweisungen zu bestätigen, doppelte Arbeiten nehmen ab und Projektzeitpläne bleiben im Zeitplan. Klare Kommunikation fördert auch eine Kultur der Verantwortlichkeit, unabhängige Entscheidungsfindung und effiziente Nutzung der Zeit und zeigt, dass effektives Schreiben eines der stärksten Werkzeuge zur Verbesserung der Organisationsleistung ist.“
Der ROI ist messbar, sagte Smooke.
„Eine 45-minütige Schreibinvestition, die drei einstündige Meetings mit sechs Personen verhindert, spart 17,25 Personenstunden“, sagte er. „Machen Sie das wöchentlich und Sie haben jährlich 900 Personenstunden gespart.“
Die meisten Führungskräfte vermeiden dies, weil klares Schreiben harte Entscheidungen erfordert und vages Schreiben die Bestreitbarkeit bewahrt, sagte er.
„Gute Führungsqualitäten beseitigen Unklarheiten und bieten Orientierung“, sagte Sam Meenasian, Vizepräsident für Vertrieb und Marketing bei USA Business Insurance. „Anstatt zu schreiben, ‚Lassen Sie uns die Marketingstrategie überdenken‘, könnte ein Führer sagen, ‚Joe, bitte entwerfen Sie bis Dienstag eine überarbeitete Q2-Marketingstrategie mit Fokus auf Lead-Generierung. Fügen Sie drei Budgetszenarien hinzu und lassen Sie diese bis Donnerstag für Feedback zirkulieren.‘ Diese Art von Detail stimmt nicht nur die Erwartungen ab, sondern vermeidet auch unnötige Nachverfolgung und hält alle auf dem gleichen Stand mit Ziel und Zeitplan.“
„Ich habe das auf die harte Tour gelernt: Die meisten Meetings existieren, weil die Leute nicht wissen, was als nächstes passiert“, sagte Todd Cechini, CEO von Dun-Rite Kitchens, einem Renovierungsunternehmen.
„Wir haben unsere Projektstatus-Meetings um 70 % reduziert, als ich anfing, von jedem Job zu verlangen, dass er ein geschriebenes Abfolgeblatt hat, das im Haus des Kunden bleibt“, sagte Cechini. „Folgendes hat tatsächlich funktioniert: Bevor wir mit einem Küchen- oder Badezimmerumbau beginnen, erstellt unser Projektleiter einen einseitigen Zeitplan, der genau zeigt, welche Gewerke wann kommen – Abbruch am Montag, Installateur am Dienstagmorgen, Elektriker am Dienstagnachmittag, Trockenbau am Mittwoch. Wir kleben es an den Kühlschrank des Kunden und geben jedem Crew-Mitglied Kopien. Jetzt, wenn der Fliesenleger auftaucht und der Hausbesitzer fragt ‚wann kommt das Waschbecken?‘„Sie zeigen einfach auf Freitag im Plan, anstatt mich für ein Meeting anzurufen.“
Kirksey verfolgt eine ähnliche Strategie in sehr unterschiedlichen Anwendungen.
„Ich habe den größten Produktivitätszuwachs erlebt, nachdem ich häufige Telefonkonferenzen ohne vorher zu prüfende Dokumente vermieden habe“, sagte Kirksey. „Jetzt muss jeder, der ein 15-minütiges Telefonat mit mir führen möchte, vor dem Anruf eine kurze Zusammenfassung zur Überprüfung einreichen. Diese Zusammenfassung muss die von mir erforderliche Entscheidung, den Hintergrund der Aktivität und eine persönliche Empfehlung zur Genehmigung der Entscheidung enthalten. Dieser sehr einfache Prozess hat ungefähr 40 % unserer Statusaktualisierungstreffen eliminiert, und wir haben unsere internen Statusaktualisierungstreffen halbiert, während wir gleichzeitig die Klarheit der Projekte verbessert haben.“
