Eine strategische Maßnahme zum Jahresende, die als eine Art organisatorische Reinigung verwendet oder verfeinert werden kann, ist ein Behalten-Löschen-Ändern-Audit. So funktioniert es:
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In einer Zeit, in der die organisatorische Komplexität zunimmt und Einfachheit optional ist, könnte der Erfolg im Jahr 2026 von Führungskräften abhängen, die sich bewusst für Einfachheit entscheiden.
Eine Frage, die wir uns zum Jahresbeginn stellen sollten:
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Ein strategisches Jahresendmanöver, das als organisatorische Reinigung eingesetzt oder verfeinert werden kann, ist ein Keep-Kill-Change-Audit.
Allein ineffiziente oder überladene Meetings kosten Unternehmen Millionen. Studien zeigen, dass sich die Meetingzeit seit 2020 mit der Verbreitung von Fernarbeit verdreifacht hat. Der Organisationspsychologe Steven Rogelberg führte eine Studie durch, in der festgestellt wurde, dass Vollzeitbeschäftigte nun durchschnittlich etwa 18 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, was einer jährlichen Investition von 80.300 Dollar pro Mitarbeiter entspricht. Nur um in Meetings zu sein. Befragte Teilnehmer schätzten, dass etwa 5,7 dieser wöchentlichen Stunden „verschwendet“ wurden.
Mehrere dieser Mitarbeiter hätten das Meeting überspringen können (solange sie darüber informiert wurden, welche relevanten Entscheidungen getroffen wurden) und wären produktiver gewesen, wenn sie andere Dinge erledigt hätten. Rogelbergs Studie kam zu dem Schluss, dass es ein potenzielles „verschwendetes“ Investment von über 25.400 US-Dollar pro Mitarbeiter gab.
Das bedeutet, dass durchschnittlich große Unternehmen 2-3 Millionen US-Dollar pro Jahr für Meetings verlieren und große Unternehmen (über 5.000 Mitarbeiter) bis zu 100 Millionen US-Dollar pro Jahr verlieren.
Diese Übung erzwingt Priorisierung und Klarheit sowie eine gemeinsame Sprache über Teams hinweg.
„Im Baugewerbe gehen Sie die Baustelle ab, um zu erkennen, was Sie verlangsamt, was unsicher ist und was neu gestaltet werden muss. Ich behandle Arbeitsabläufe auf die gleiche Weise, praktisch, ehrlich und fokussiert auf das, was Projekte tatsächlich voranbringt“, sagte Greg Batista, Präsident von G Batista Engineering & Construction. „Ich habe gelernt, dass Teams normalerweise die Probleme mit dem Prozess, den sie ein ganzes Jahr hatten, nicht bemerken.
„‚Wenn diese Aufgabe morgen verschwunden wäre, was würde kaputtgehen?‘ ist die einzige Frage, die ich stelle, wenn wir diese Audits durchführen“, sagte Batista. „Die Dinge laufen die meiste Zeit so, wie sie sollten. Unternehmen stecken fest, wenn sie jede Aufgabe so behandeln, als wäre sie kritisch. So entsteht Überfluss.“
Ein wesentlicher Bestandteil eines qualitativ hochwertigen Behalten-Löschen-Ändern-Audits ist es, dieses mit Daten und nicht mit Meinungen durchzuführen, obwohl gemeldete Reibungspunkte und qualitative Maßnahmen immer noch erforderlich sind, um einen ganzheitlichen Überblick zu erhalten.
„Die größte potenzielle Falle bei der Durchführung eines effektiven Behalten-Löschen-Ändern-Audits besteht darin, es zu überstürzen oder als Abhakaktion zu betrachten, was Ihr Team frustrierend machen könnte“, sagte Johannes Hock, Präsident von Artificial Grass Pros. „Um diese Fallstricke zu vermeiden, strukturieren Sie Ihr Audit nach Funktionen, integrieren Sie sowohl qualitative als auch quantitative Daten, um ein vollständiges Bild zu erhalten, und planen Sie Folgetreffen, um sicherzustellen, dass Ihre Maßnahmen nachhaltige Veränderungen bewirken.“
Andere Strategien zur Durchführung dieser Effizienzübungen bestehen darin, sicherzustellen, dass jedes Team eine Stimme im Prozess hat und dass Änderungen transparent umgesetzt werden, warum sie vorgenommen werden.
„Ein Behalten-Löschen-Ändern-Review wird zu einem weitaus mächtigeren Werkzeug, wenn alle Mitarbeiter in der Lage sind, den einen Moment in ihrer Woche zu beschreiben, der sie dazu bringt, innezuhalten, eine Alternative zu finden oder eine Vermutung anzustellen“, sagte Eliot Vancil, CEO von Fuel Logic, einem Anbieter von Kraftstoffmanagementlösungen. „Diese Mikroverlangsamungen sagen mehr über Ihr Unternehmen aus als Ihr gesamter Quartalsbericht.“
„Ich gebe meinen Managern eine Struktur für die Gespräche zur Beibehaltung, Abschaffung und Veränderung, damit jeder Mitarbeiter mindestens eine wiederkehrende Verzögerung identifiziert und der Verzögerung einen greifbaren Kostenpunkt zuweist“, sagte Vancil. „Ein Disponent könnte beispielsweise zeigen, dass eine unklare Kraftstoffbestellung drei zusätzliche Telefonate nach sich zieht, die sich auf 30 Dollar Arbeitskosten und 10 Minuten zusätzliche Verzögerung pro Anruf belaufen. Sobald diese Details vorliegen, haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie den gleichen Prozess weiterhin verwenden, die schlechten Gewohnheiten beseitigen oder das gesamte System auf der Grundlage klarer Daten ändern möchten. Das Problem entsteht, wenn die Überprüfung subjektive Meinungen einbezieht, anstatt greifbare Zahlen bereitzustellen, die alle Mitarbeiter verstehen.“
Batista sagte, er sucht nach Reibungspunkten in der Kategorie „Veränderung“.
„Zum Beispiel, immer wieder die gleiche Arbeit machen zu müssen, nicht sicher zu sein, wer für was verantwortlich ist, oder Arbeitsabläufe, die fünf Übergaben benötigen, um eine kleine Aufgabe abzuschließen“, sagte er. „Da haben Sie es: die geheimen Kostentreiber. Sie können mehr erledigen, ohne Geld auszugeben, sobald Sie sie beheben.“
Eine weitere wichtige Idee ist, dass diese Übung Teil des Führungsrhythmus werden sollte, nicht nur eine einmalige Bereinigung.
„Das Audit hilft meinem Team, die Arbeit in Bezug auf Zeitnutzung, Kosten und Auswirkung des Ergebnisses zu kategorisieren, sodass wertvolle Aktivitäten erhalten, weniger wertvolle Aufgaben entfernt und Prozesse, die Verbesserungen erfordern, neu gestaltet werden“, sagte Jason Vaught, Direktor für Content & Marketing bei der Marketingfirma SmashBrand.
„Wertschöpfende Prozesse, Sicherheitsprotokolle und kundenorientierte Verfahren werden immer beibehalten, während nicht wesentliche Berichterstattung, manuelle Duplizierung und Aufgaben mit vernachlässigbarer Auswirkung eliminiert werden“, sagte Vaught. „Die Veränderungsinitiativen konzentrieren sich auf Engpässe im Arbeitsablauf, Kommunikationslücken und Task-Standardisierung, um Verantwortlichkeit und Klarheit über Teams hinweg zu wahren. In meiner Praxis spart das Jahresend-Audit Arbeitskräfte, verhindert verpasste Chancen und stimmt die Prioritäten der Mitarbeiter mit den Zielen der Organisation ab, was zu messbaren Effizienz- und Moralsteigerungen führt.“
