KI-Programme können die Besprechungszeit im Team verkürzen und den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Aber es gibt Vor- und Nachteile.
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Tom Merton/Getty Images
Daten von McKinsey zeigen 65 % der US-Unternehmen experimentieren mit KI-Agenten bei der Arbeit, wobei mehr Unternehmen tolerieren und sogar ermutigen, dass Mitarbeiter einen KI-Agenten als Stellvertreter zu einem digitalen Meeting schicken.
Es funktioniert möglicherweise noch nicht für Präsentatoren, aber KI-Agenten können die Team-Meeting-Zeit reduzieren und es den Mitarbeitern ermöglichen, Meetings zu vermeiden und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wie üblich in der frühen Einsatzphase von künstlicher Intelligenz am Arbeitsplatz gibt es Vor- und Nachteile bei der Nutzung eines KI-Agenten als Unternehmens-Meeting-Proxy, und jeder, der über diese Praxis nachdenkt, sollte beide Seiten der Medaille kennen.
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Hier sind die Faktoren, die bei KI-Agenten-Meetings am wichtigsten sind, sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter.
Laut Microsoft $MSFT haben seit Februar 2020 die Benutzer ihre Teilnahme an Teams-Meetings um 300 % erhöht im Vergleich zu den Vorjahren. „Daten zeigen, dass 35 % der in Meetings verbrachten Zeit aufgrund schlechter Planung, vager Meeting-Ziele und der Einladung von Personen, die nicht zu dem Meeting gehören, verschwendet werden“, sagte Kishore Bitra, Leiter des Kollaborationsteams der Stadt Baltimore (MD). „Längere Meetings führen zu noch größerem Zeitverlust.“
Daher ist ein großer Vorteil von KI-Meeting-Proxys die Effizienz. „Ich liebe es, wie Agenten zuverlässig wichtige Punkte und Nachverfolgungen erfassen können, was natürlich dazu beiträgt, Zeit im Terminplan der Menschen frei zu machen“, sagte Chris Sorensen, CEO von PhoneBurner und ArmorHQ, zwei B2B SaaS-Verkaufsplattformen. „Sie machen es auch einfacher, Informationen in Teams zu teilen.“
Sorensen, der die Nutzung von KI-Agenten in seinen Unternehmen erlaubt, sagte, er sei „kein Fan“ davon, dass sein Team zu sehr auf die Praxis angewiesen ist. „Ich möchte das nicht die ganze Zeit sehen, aber im Großen und Ganzen habe ich keine Probleme“, bemerkte er. „Ich finde, dass KI-Agenten gut funktionieren, wenn 3-4 Mitglieder eines Teams nicht bei einem Anruf dabei sind.“ Sorensen meinte, vielleicht könnte ein Teammitglied physisch anwesend sein und der KI-Agent könnte Notizen machen, Entscheidungen und Erkenntnisse zusammenfassen sowie wichtige Handlungspunkte für die anderen nachverfolgen.“
Sorensen sagte, dass Probleme auftreten können, wenn sie stillschweigend die menschliche Präsenz in Diskussionen ersetzen, „die Urteilsvermögen, Verantwortlichkeit oder Beziehungsaufbau erfordern.“
Dr. Shawn DuBravac, CEO und Präsident des Avrio Institute, einer Beratungsfirma, die digitale Transformationsberatung und Forschungsdienste für Führungskräfte anbietet, sagte, dass er persönlich KI-Agenten bei Organisationsbesprechungen einsetzt.
„Ich verwende sie in Form von Notizbuchhaltern in allen virtuellen Meetings, sowohl bei denen, an denen ich teilnehme, als auch bei denen, bei denen ich nicht teilnehme“, sagte er. „Der Einsatz von KI-Agenten als Meeting-Stand-Ins ist nicht von Natur aus unethisch, er erfordert jedoch Absicht.“
DuBravac sagte, er habe kein Problem damit, dass Mitarbeiter des Unternehmens einen KI-Agenten verwenden, um zuzuhören, aufzuzeichnen, Zusammenfassungen zu erstellen, Aktionspunkte zu organisieren und im Allgemeinen bei der Koordination zu helfen. „Das ist eine Erweiterung, keine Täuschung“, bemerkte er. „Probleme können definitiv auftreten, wenn KI verwendet wird, um die Illusion von Präsenz oder Teilnahme ohne Offenlegung zu erzeugen.“
Bitra rät Unternehmensentscheidern, genehmigte Arten von Besprechungen zu identifizieren, die KI-Agenten einbeziehen können. „Das könnte bei regelmäßigen Statusupdates und Informationsbriefings der Fall sein“, sagte er. „Besprechungen, die Menschen durchführen sollten, umfassen Leistungsüberprüfungen, Disziplinarmaßnahmen, rechtliche Angelegenheiten, risikoreiche Strategiegespräche und sensible Gewerkschafts- oder HR-Themen.“
Ein weiteres grünes Licht ist, Einzelpersonen zu motivieren, KI-Agenten zu nutzen, um die Teilnahme an banaleren Besprechungen zu reduzieren, „aber nicht, um wichtige Diskussionen oder Möglichkeiten zum Beziehungsaufbau zu überspringen, die menschliche Interaktion und Verständnis erfordern“, riet Bitra.
Darüber hinaus sollten Verbraucherbots, die automatisch an Besprechungen teilnehmen, deaktiviert werden, es sei denn, sie wurden speziell autorisiert und gemäß den Richtlinien der Unternehmensführung eingerichtet. „IT-Administratoren sollten auch die automatische Nutzung eines beliebigen Bots auf dem Markt blockieren; er muss verifiziert werden, bevor er den Endbenutzern zur Verfügung gestellt wird“, bemerkte er.
Unternehmen sollten eine klare Richtlinie zur Nutzung erstellen und auch die kulturellen Normen rund um die Nutzung im Unternehmen bekannt machen. „Unternehmen können auch mit Besprechungen mit geringem Einsatz beginnen, wie routinemäßigen Updates oder wiederkehrenden Statusgesprächen“, sagte DuBravac. „Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass KI-Agenten und Notiznehmer das erreichen, was sie wollen - bessere Besprechungen und bessere/schnellere Entscheidungen.“
Das Management sollte die Themen im Zusammenhang mit KI-Agenten in Unternehmensbesprechungen ansprechen und die Luft klären, damit jeder die Vor- und Nachteile der Einführung von KI-Meeting-Proxys versteht.
„Es gibt viele Vorteile der Nutzung von KI-Agenten“, stellte DuBravac fest. „KI-Agenten können Informationen aufnehmen, saubere Zusammenfassungen erstellen, Entscheidungen extrahieren und Verpflichtungen nachverfolgen, sodass wir mehr Zeit für Urteilsvermögen, Kreativität und Ausführung haben.“
Sie können auch die Ermüdung durch Besprechungen verringern, die Dokumentation verbessern und ein durchsuchbares institutionelles Gedächtnis schaffen, das den meisten Organisationen fehlt. „Ich habe diesen letzten Teil als sehr vorteilhaft für meine Firma empfunden“, sagte er.
Es gibt auch potenzielle Nachteile.
„KI kann Nuancen übersehen, die Menschen wahrnehmen, und wir haben festgestellt, dass KI-Agenten gut darin sind zu verstehen, was gesagt wurde, aber nicht warum es gesagt wurde“, fügte DuBravac hinzu. „KI-Agenten, zumindest jetzt, verpassen die politischen Dynamiken. Eine Überabhängigkeit kann auch die Beziehungen im Team schwächen, wenn Menschen das Gefühl haben, dass Teammitglieder oder Führungskräfte abwesend sind.“
