Deshalb ist die Verbesserung von Geschäftsprozessen wirklich wichtig.

Erfahren Sie mehr über die Verbesserung von Geschäftsprozessen (BPI), warum sie wichtig ist und wie Sie die Praxis in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Von Lesley Harrison5 Min. LesezeitAktualisiert 26. November 2025

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Die Verbesserung von Geschäftsprozessen (BPI) beinhaltet die Analyse und Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse, um die Effizienz, Effektivität und Anpassungsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. BPI wird immer wichtiger, da die Margen schrumpfen, die Branchen wettbewerbsfähiger werden und die Verbraucher mehr von den Unternehmen erwarten, bei denen sie kaufen.

Unternehmen aller Größenordnungen haben in den letzten Jahren BPI-Praktiken umgesetzt. Zum Beispiel hat das Bekleidungsunternehmen Zara stark in die Verbesserung seiner Lieferkette investiert, indem es sich auf Agilität und Geschwindigkeit konzentriert, anstatt auf billige Materialien und Arbeitskräfte zu setzen. Dies hat es dem Unternehmen ermöglicht, Marktschwankungen standzuhalten und die Turbulenzen zu überstehen, die viele andere Bekleidungsunternehmen in den letzten Jahren zur Schließung gezwungen haben.

Warum die Verbesserung von Geschäftsprozessen für Organisationen entscheidend ist

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BPI hilft Organisationen dabei, ihre bestehenden Prozesse zu bewerten und potenzielle Engpässe oder Ineffizienzen zu identifizieren. Zum Beispiel könnten ineffiziente Praktiken im Kundenservice zu Kundenabwanderung und Umsatzausfällen führen.

Veraltete Lieferketten-Tools und manuelle Auftragsabwicklung führen oft zu langsamen Prozessen, Fehlern und niedriger Produktivität. Die Abhängigkeit von veralteten Workflows kann die Kosten erhöhen, die Kundenzufriedenheit verringern und zusätzliche Ausgaben für Retouren oder Fehler verursachen.

So kann BPI helfen, diese Bereiche zu verbessern:

Kosteneinsparungen. Die Beseitigung von Redundanzen, die Beseitigung von Engpässen und die Verbesserung der Ressourcennutzung können Unternehmen helfen, Geld zu sparen.
Verbesserte Qualität. Durch die Identifizierung von Ineffizienzen und Bereichen, in denen Fehler wahrscheinlich auftreten, kann BPI die Qualitätskontrolle verbessern.
Schnellere Lieferung. Die Straffung von allem, vom Lieferkettenmanagement bis zur Auftragserfüllung, ermöglicht schnellere Lieferzeiten.
Bessere Compliance. Bessere Aufzeichnungen und Rückverfolgbarkeit helfen Unternehmen, Vorschriften einzuhalten.
Kundenzufriedenheit. Schnellere Lieferzeiten, qualitativ hochwertigere Produkte und effizientere Kommunikation führen alle zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

Gemeinsame BPI-Ansätze und -Methoden

Es gibt mehrere verschiedene Ansätze für BPI, einschließlich:

Lean Prozessverbesserung konzentriert sich auf die Beseitigung von Verschwendung und die Zuteilung von Ressourcen, um Wert für die Kunden zu schaffen. Große Organisationen verwenden diese Methode häufig, um aufgeblähte Abteilungen oder ineffiziente Prozesse zu identifizieren, die Zeit und Geld verschwenden.
Six Sigma ist ein datengesteuerter Prozess, der darauf abzielt, Fehler und Variationen zu reduzieren, die Effizienz zu verbessern und die Zuverlässigkeit zu erhöhen. Der Wert von Six Sigma zeigt sich am deutlichsten in der Fertigungsindustrie, wo die Beseitigung von Produktfehlern dazu beiträgt, Abfall zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Kaizen ist eine Praxis, die nach einer japanischen Philosophie benannt ist. Sie konzentriert sich auf kontinuierliche, inkrementelle Verbesserungen und hilft Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Viele Technologie- und Automobilunternehmen haben Kaizen implementiert.
Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine strukturierte Methode, die die Analyse, Gestaltung, Implementierung und Überwachung von Workflows umfasst. Die Vielseitigkeit dieses Ansatzes eignet sich für alles von Einzelhandel bis Softwareentwicklung.

Schritte im Zyklus zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Der BPI-Zyklus umfasst fünf wichtige Schritte:

Identifizieren. Betrachten Sie Ihre aktuellen Abläufe und identifizieren Sie Verbesserungsbereiche. Das könnte das Beseitigen von Engpässen, die Verbesserung der Produktqualität oder die Erhöhung des Umsatzes sein. Wählen Sie jeweils einen Bereich aus, an dem Sie arbeiten möchten.
Analysieren. Dokumentieren Sie den aktuellen Prozess gründlich. Identifizieren Sie Ineffizienzen, Engpässe, fehleranfällige Bereiche und andere Probleme, die Ihre Abläufe stören.
Umgestalten. Mithilfe der Informationen aus der vorherigen Phase können Sie einen neuen Prozess entwickeln, der das gewünschte Ziel erreicht. Bevor Sie neue Tools implementieren, definieren Sie KPIs (Key Performance Indicators), um sowohl die aktuellen als auch die aktualisierten Arbeitsabläufe zu verfolgen. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, die neuen Prozesse in kleinem Maßstab zu testen, um sicherzustellen, dass sie funktionieren, bevor eine vollständige Implementierung erfolgt.
Implementieren. Wählen Sie einen Zeitpunkt, um den neuen Prozess zu implementieren, vorzugsweise wenn die Arbeitslast gering ist, damit Sie genügend Zeit und Flexibilität haben, Anpassungen vorzunehmen, falls erforderlich.
Überwachen. BPI ist kein linearer Prozess; es ist ein kontinuierlicher Zyklus. Nach der Implementierung von Änderungen überwachen Sie die KPIs, um festzustellen, ob sie erfolgreich waren. Dann können Sie die Ergebnisse nutzen, um den Prozess zu verfeinern oder andere Verbesserungsbereiche zu erkunden.

Tools und Technologien, die BPI unterstützen

Datenbasierte Entscheidungsfindung ist ein Eckpfeiler von BPI. Der Zugriff auf Informationen über Ihre Lieferkette, Vertriebsleistung, Kundenbindung und andere Daten hilft, Schwachstellen und potenzielle Probleme mit Ihren Prozessen zu identifizieren.

Einige beliebte BPI-Tools einschließen:

Prozesskartierungssoftware kann Ihnen helfen, Flussdiagramme zu erstellen, Arbeitsabläufe zu visualisieren und Prozessverbesserungen zu planen.
Leistungsdashboards bieten einen schnellen Überblick über die Lieferkette, den Kundenservice oder andere Operationen.
Analysetools erkennen Muster und generieren Einblicke basierend auf den im Leistungsdashboard angezeigten Informationen.
Prozessmining-Software analysiert Software-Ereignisprotokolle, erstellt Visualisierungen, hebt Engpässe hervor und identifiziert häufige Fehler oder Schattenoperationen.
Workflow-Automatisierungssysteme rationalisieren oft wiederkehrende Prozesse. Diese Systeme gibt es in vielen Formen, von komplexen Plattformen mit ausgeklügelten Skriptsprachen bis hin zu Low- oder No-Code-Plattformen, die über eine Drag-and-Drop-Oberfläche konfiguriert werden können. Die Automatisierung kann von "wenn dies passiert, einen Alarm auslösen/eine E-Mail an den Kunden senden" bis hin zu komplexeren Workflows reichen.
Robotergestützte Prozessautomatisierung hilft bei der Rationalisierung von Fertigungs- und Lieferkettenprozessen. Cobots (entwickelt, um neben Menschen zu arbeiten) können in diesem Umfeld eingesetzt werden, um die Präzision und Geschwindigkeit von Robotern mit der Flexibilität menschlicher Intelligenz.

Wie Sie den Bedarf an Prozessverbesserungen in Ihrem Unternehmen erkennen

Wenn Sie beginnen, Geschäftsprozessverbesserungen in Ihrem Unternehmen umzusetzen, konzentrieren Sie sich auf diese wichtigen operativen Bereiche als potenzielle Ziele:

Engpässe in der Produktion oder Lieferung
Fehler in der Herstellung
Häufige Kundenbeschwerden
Überhöhte Kosten (sei es bei der Auftragserfüllung, Materialkosten oder anderen Gemeinkosten)
Mitarbeitermoral

Bewerten Sie KPIs wie:

Bruttogewinnmarge
Kundenabwanderungsrate
Konversionsraten
Prozessdurchlaufzeiten
Umschlagshäufigkeit des Lagers
CSAT-Werte (Kundenzufriedenheitswerte)

Diese KPIs können Ihnen helfen, potenzielle Probleme zu identifizieren, sodass Sie verwandte Prozesse genauer untersuchen und Schwachstellen erkennen können. Neben quantifizierbaren KPIs sollten Sie erwägen, qualitatives Feedback von Kunden und Mitarbeitern einzuholen.

Bei der Bewertung Ihrer Prozesse könnten Sie auf mehrere miteinander verbundene Probleme stoßen. Versuchen Sie, jeweils nur ein oder zwei Probleme zu lösen, um unerwartete Probleme zu vermeiden. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist eine fortlaufende Aufgabe, die ständige inkrementelle Verbesserungen beinhaltet. Achten Sie auf kleine Veränderungen, die innerhalb Ihrer Organisation klaren Mehrwert schaffen.

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