Projektverzögerungen können Ihr Team in Aufruhr versetzen. So bringen Sie Ihr Projekt vor der Deadline wieder auf Kurs.
Yan Krukau via Pexels
Projektverzögerungen passieren jedem Team, sogar bei großen Unternehmen wie Tesla $TSLA und Delta Air Lines, die in den letzten Jahren aufgrund interner Konflikte und Sicherheitsprobleme Rückschläge erlitten haben. Sorgfältige Planung kann helfen, aber unerwartete Herausforderungen können dennoch einen Fahrplan zunichtemachen, was manchmal Wochen erfordert, um wieder auf Kurs zu kommen.
Glücklicherweise sind diese Rückschläge handhabbar. Wenn Sie innehalten und sich die Zeit nehmen herauszufinden, was schiefgelaufen ist, können Sie das Problem beheben, zukünftige Konflikte planen und mit einem neuen Zeitrahmen neu starten. Wenn Sie schnell an die Arbeit gehen, können Sie möglicherweise vermeiden, Ihren Fahrplan anpassen zu müssen.
ThisIsEngineering via Pexels
Um zu beginnen, ist es wichtig herauszufinden, warum Ihr Projekt überhaupt aus der Bahn geraten ist. Dies mag offensichtlich erscheinen, aber viele Rückschläge haben zugrunde liegende Ursachen, die leicht zu übersehen sind.
Häufige Ursachen für Projektverzögerungen sind:
Was auch immer die Ursache ist, es ist wichtig, die Situation ehrlich zu betrachten. Dies könnte bedeuten, mit Vorgesetzten, Aktionären oder Teammitgliedern zu sprechen, um festzustellen, was schiefgelaufen ist. Ihr Ziel ist es nicht, einen Sündenbock zu finden, sondern herauszufinden, wer Unterstützung benötigt.
Wenn Sie erraten, was passiert ist, ohne alle Fakten zu sammeln, finden Sie möglicherweise nicht die Ursache des Problems. Wenn Sie beispielsweise annehmen, dass die Verspätung eines Teammitglieds den Zeitplan durcheinandergebracht hat, könnten Sie ein anderes Teammitglied übersehen, das das Budget überschritten hat oder falsche Berichte eingereicht hat. Es ist wichtig, die genauen Gründe zu identifizieren und eine klare, objektive Perspektive zu bewahren.
Als Nächstes müssen Sie herausfinden, wie sich der Rückschlag auf Ihre Roadmap auswirken wird. Sie können damit beginnen, eine Risikobewertungdurchzuführen, die Ihnen hilft, potenzielle Rückschläge zu identifizieren, die wahrscheinlichsten Gefahren zu bestimmen und einen Plan zu entwickeln, um diese zu vermeiden. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre aktuelle Situation zu analysieren und das Risiko künftiger Verzögerungen zu verringern.
Das Zeichnen einer Impact-Matrix macht es einfacher, Ihre Optionen zu priorisieren. Skizzieren Sie ein einfaches Vier-Felder-Raster mit „Aufwand“ auf der x-Achse und „Impact“ auf der y-Achse und platzieren Sie dann mögliche Lösungen in den entsprechenden Feldern. Konzentrieren Sie sich zuerst auf Maßnahmen mit geringem Aufwand und hoher Wirkung, da diese den größten Nutzen mit minimalem Ressourceneinsatz bieten.
Aktualisieren Sie schließlich Ihren Zeitplan, um den Rückschlag widerzuspiegeln, und geben Sie Ihrem Team genügend Zeit, um wieder auf Kurs zu kommen. Ein klarer, überarbeiteter Zeitplan ermöglicht es Ihnen, das Ausmaß der Störung einzuschätzen und Ihre nächsten Schritte effektiv zu planen.
Manchmal ist es verlockend, zu schweigen und zu hoffen, dass sich das Problem von selbst löst. Ihre Stakeholder verdienen es jedoch, so schnell wie möglich über den Rückschlag informiert zu werden, auch wenn Sie möglicherweise ohne Friständerung wieder auf Kurs kommen. Dies ermöglicht es ihnen, Fragen zu stellen, sich über die Fakten zu informieren und ihre Zeitpläne anzupassen.
Wenn der Rückschlag eintritt, informieren Sie die Stakeholder über professionelle Kanäle wie Telefonate oder Geschäftsemails. Wenn Sie es mit einem ernsthaften Rückschlag zu tun haben, sollten Sie persönlich mit ihnen sprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Protokoll Ihres Treffens führen.
Um das Vertrauen zu bewahren, besprechen Sie die Situation offen und ehrlich, ohne dramatische Sprache zu verwenden. Informieren Sie sie über Ihre vorgeschlagenen Lösungen, aber vermeiden Sie es, eine schnelle Lösung zu versprechen. Wenn Sie per Brief oder E-Mail kommunizieren, achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik, um Professionalität zu bewahren.
Sobald Sie einen Plan erstellt haben, müssen Sie den Zeitplan Ihres Teams aktualisieren, um sicherzustellen, dass jeder genügend Zeit hat, seine Arbeit zu beenden. Möglicherweise müssen Sie auch zusätzliche Besprechungen mit Mitarbeitern oder Stakeholdern arrangieren. Zu den weiteren Aufgaben könnte die Umverteilung von Ressourcen und die Eingrenzung des Projektumfangs gehören, um die neuen Vorgaben zu erfüllen.
In dieser Zeit ist es wichtig, einen flexiblen Ansatz zu verfolgen. Der Agile-Methodik betont offene Kommunikation mit Stakeholdern und Teamkollegen, das richtige Tempo zu finden, um Burnout zu vermeiden, sich schnell an Veränderungen anzupassen und den Mitarbeitern zu vertrauen, anstatt sie zu überwachen. Dies hilft, den Stress am Arbeitsplatz zu reduzieren, während das Projekt im Zeitplan bleibt.
Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, versuchen Sie es mit einem Priorisierungsframework. Diese Ansätze können Ihnen helfen, Ziele und Vorgaben zu setzen. Häufige Frameworks sind:
Sie benötigen auch Puffer für Eventualitäten, wie zusätzliche Zeit und Notfallfonds, um sich vor potenziellen Risiken zu schützen. Wenn Sie diese am Ende nicht nutzen, können Sie feiern, dass Sie das Projekt unter dem Budget und vor dem Zeitplan abgeschlossen haben.
Schließlich ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Bei der Wahl von Erholungsstrategien sollten Sie ein Gleichgewicht zwischen Geschwindigkeit und Qualität wahren. Fristen sind wichtig, aber es ist besser, sich Zeit zu nehmen und ein qualitativ hochwertiges Ergebnis zu erzielen.
Personaleinsatz erhöhen ist eine gängige Strategie. Sie könnten sich an Ihre Mitarbeiter wenden und sehen, wer bereit ist, das Team zu wechseln oder zusätzliche Arbeit zu übernehmen.
Vorteile:
Nachteile:
Wenn Sie nicht mehr Leute einstellen möchten, könnten Sie Ihrem bestehenden Team Überstunden anbieten. Sie können früher kommen oder länger bleiben, um das Projekt zu beenden und erhalten dafür zusätzliche Bezahlung.
Vorteile:
Nachteile:
Aufgaben auslagern ist eine weitere Technik. Dies beinhaltet die Zusammenarbeit mit Drittunternehmen, um Aufgaben wie das Schreiben von Berichten oder das Verwalten des Budgets zu erledigen.
Vorteile:
Nachteile:
Manchmal muss der gesamte Workflow überarbeitet werden. Sie könnten Prozesse überprüfen, Aufgaben eliminieren, Mitarbeiter umverteilen und auf eine andere Software umsteigen.
Vorteile:
Nachteile:
Sobald Sie wieder im Einsatz sind, ist es wichtig, Ihr Team zu überwachen und während des gesamten Prozesses flexibel zu bleiben. Halten Sie regelmäßige Meetings ab, um alle informiert zu halten und sicherzustellen, dass die Prioritäten übereinstimmen.
Erwägen Sie die Verwendung von Projektmanagement-Software, um Aufgaben, Fristen und Meilensteine zu verfolgen. Diese Tools und Praktiken helfen Ihnen, das Risiko weiterer Verzögerungen zu reduzieren und unterstützen konsistente, qualitativ hochwertige Ergebnisse für Ihre Stakeholder.
Schließen Sie sich über 500.000 Lesern an, die ihren Tag mit Quartz beginnen.
Mit dem Abonnieren stimmen Sie unseren Nutzungsbedingungen und unserer Datenschutzrichtlinie zu.
