12 Monate, Hunderte von Gästen und 20 Kisten Champagner: Vorbereitungen für Silvester im Hilton New York Times Square
Jeden 31. Dezember drängen sich schätzungsweise eine Million Menschen am Times Square $SQ, um den Ball Drop über New York City zu verfolgen und das neue Jahr zu begrüßen. Die jährliche Feier bringt fast alle anderen Aktivitäten in Midtown Manhattan zum Erliegen: Gegen Mitternacht werden die Straßen gesperrt und die Bewegungsfreiheit ist eingeschränkt.
Und während diese letzten Stunden des alten Jahres für viele Menschen voller unbeschwerter Feierlichkeiten sind, ist es für das Personal der Hotels am Times Square einer der geschäftigsten Abende des Jahres.
Im Hilton New York Times Square (HLT), beginnen die Vorbereitungen für die große Nacht im Januar und dauern bis 31. Dezember, wenn 26 Gäste den Ball Drop vom Hoteldach aus verfolgen können – das nur an Silvester geöffnet ist.
Der Generaldirektor des Hotels, Thom Caska, gab Quartz kürzlich einen Rundgang durch das Hotel und berichtete dabei von den Vorbereitungen seines Teams für Silvester. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie er und sein Team sich das ganze Jahr über auf die letzten Stunden des Jahres 2024 vorbereitet haben.
Januar
Die Mitarbeiter des Hilton New York Times Square beginnen in den ersten Januarwochen mit den Vorbereitungen für den 31. Dezember – während sich die Feiernden im ganzen Land noch von ihren Silvesterfeiern erholen.
„In der Woche nach Neujahr setzen wir uns alle zusammen und machen uns Notizen darüber, wie alles gelaufen ist“, erklärt Caska. „So entsteht das Dokument, das für das nächste Jahr unser Leitstern sein wird.“
Das Team achtet auf alles, von den Uhrzeiten am Abend, zu denen die Gäste zu Abend essen möchten, bis hin zur Menge an Champagner, die die Silvesterfeiernden konsumieren.
„Letztes Jahr haben wir rund 20 Kisten Champagner gekauft. Doch ganz so einfach ist das nicht, denn wir haben so viele Gäste“, erinnert sich Caska. „Wir werden wahrscheinlich etwa sieben oder acht verschiedene Sorten Champagner haben – von La Marca über Veuve Clicquot bis hin zu Dom Perignon.“
Juni
Mitte des Jahres beginnen die Vorbereitungen für die große Nacht ernsthaft. Das New Yorker Polizeidepartement hält seine erste Sitzung mit allen Geschäftspartnern im Bereich des Times Square ab und legt die Pläne und Erwartungen für die nächste Silvesterfeier dar.
„Unser Ziel ist es immer, so gut wie möglich vorbereitet zu sein, damit wir uns anpassen oder korrigieren können, sobald Informationen zu den Plänen des NYPD verfügbar werden“, erklärte Caska.
Sobald das Hotel die Bestimmungen des NYPD für das jeweilige Jahr kennt, beginnt es mit den eigenen Vorbereitungen: Es bespricht, welche Pakete es den Gästen anbieten wird und wie der Abend ablaufen wird.
November
Während das Hotelpersonal vielleicht schon Monate im Voraus an Silvester denkt, sind zukünftige Gäste weitaus weniger geneigt, ihre Feierlichkeiten zum Jahresende zu planen.
„Viele Leute legen sich erst kurz vor Silvester richtig auf ihre Pläne fest“, sagte Caska gegenüber Quartz. „Wir bekommen erst kurz vor Thanksgiving viele Anrufe wegen unseres Dachpakets. Erst dann kommt wirklich etwas in Bewegung.“
Und obwohl die Dachterrasse für eine kleine Anzahl von Gästen reserviert ist, stellte das Hotelpersonal fest, dass in den Jahren nach der Pandemie die Zahl der Familien und Freundesgruppen zugenommen hat, die auch Silvester im Hotel verbringen. Für viele ist dies eine Gelegenheit, lebenslange Erinnerungen für ihre Kinder zu schaffen oder ihr eigenes aktuelles Leben mit der Nostalgie vergangener Jahre zu verbinden.
Manche Familien legen traditionell Wert darauf, im Hilton New York Times Square zu übernachten. Die Silvestergäste sind ganz unterschiedlich – manche reisen aus dem Ausland an, um den Ball Drop aus ihrem Hotelfenster zu sehen. Andere kommen von viel näher – letztes Jahr, so Caska, buchte ein Paar aus Brooklyn einen Silvesteraufenthalt, weil es ihm romantisch erschien.
„Nach Covid sind die Menschen viel mehr an gemeinsamer Zeit und Erlebnissen interessiert“, sagte er. „New York City war zu dieser Jahreszeit schon immer sehr beliebt, aber nach der Pandemie sind die Menschen meiner Meinung nach mehr daran interessiert, Zeit miteinander zu verbringen.“
Anfang Dezember
Weniger als einen Monat vor Silvester hält das NYPD ein weiteres Treffen mit Unternehmen und Geheimdienstnetzwerken ab, um den endgültigen Plan für den Times Square festzulegen.
„Wir kommen alle zusammen und sie legen uns sozusagen die Grundregeln für ihr Vorgehen fest“, erklärte Caska. „Für diese eine Nacht im Jahr nehmen sie das Gebiet zwischen der 40. und 50. Straße, zwischen der 6. und 8. Avenue, und verwandeln es in eine riesige Arena.“
„Sie errichten eine Absperrung und lassen die Leute rein, als würden sie zu einem Konzert oder einer Sportveranstaltung gehen. Und sie haben das bis zu einer Wissenschaft ausgefeilt“, fuhr er fort.
Ungefähr zu dieser Zeit erhalten die Gäste des Hilton New York Times Square einen Brief, der bestätigt, dass sie an Silvester im Hotel übernachten, sowie ein Armband, das ihnen den Zutritt zum Bereich garantiert.
„Unser Zugangspunkt für Gäste befindet sich an der 41. Straße und der Eighth Avenue, sodass jeder Gast, der das Hotel betritt oder verlässt, durch diesen Bereich kommt“, erklärt Caska. An Silvester werden dann Polizisten und Vertreter des Hotels am Zugangspunkt postiert, um sicherzustellen, dass Gäste hineinkommen und andere ohne Armband draußen bleiben.
Mitte Dezember
In den letzten Wochen des alten Jahres beginnen am gesamten Times Square die Vorbereitungen für die Silvesterfeier. Dies ist tatsächlich die einzige Zeit im Jahr, in der der Ball selbst entfernt und durch den neuen ersetzt wird.
Im Hilton New York Times Square beginnen die Mitarbeiter, ihr verlassenes Stadtdach in einen Festbereich zu verwandeln – sie errichten Barrikaden, legen grünen Terrassenrasen an und installieren Heizgeräte, um den Gästen in der Kälte Ende Dezember ein angenehmes Gefühl zu geben.
Trotz der Größe der Veranstaltung sei die Dekoration laut Caska jedoch weitaus minimalistischer, als man erwarten würde.
„Wir versuchen wirklich, alles zu vermeiden, was vom Dach fliegen könnte. Es gibt also keine Schilder, kein Konfetti. Wir haben nicht einmal Lichterketten und der Großteil unserer Pflanzen wird beschwert“, erklärte er. Abgesehen von der Sicherheit besteht jedoch auch nicht unbedingt Bedarf an aufwendigen Dekorationen, wenn das Dach einen Blick auf Ellis Island, das Empire State Building und natürlich den Times Square bietet.
„Nachts braucht man eigentlich nichts außer New York City. Darauf schauen die Leute. In einem Jahr haben wir alle irgendwie unterschiedliche Dekorationen angebracht, und keinen hat es gestört. Nicht einmal, als sie die Lichter des Times Square gesehen haben.“
Silvester (Tag)
Wenn Silvester endlich da ist, darf fast jeder Mitarbeiter, der an diesem Abend arbeiten möchte, bleiben, unabhängig von seiner normalen Schicht. Die Größe der Veranstaltung erfordert, dass alle mit anpacken – aber Caska sagt, dass es für viele Mitarbeiter der Höhepunkt des Jahres ist.
Doch auch wenn die Mitarbeiter überfordert sind, können sie sich in der Freude entspannen, die Dezemberfeiertage mit ihren Gästen zu verbringen. Den ganzen Dezember über stellt das Hotel beispielsweise in der Lobby einen Briefkasten bereit, in den Kinder Briefe an den Weihnachtsmann schreiben können. Besonders süße oder lustige Zettel werden dann aus dem Kasten genommen und in den nur für Mitarbeiter zugänglichen Bereichen aufgehängt, wo die Mitarbeiter sie lesen und sich an arbeitsreichen Arbeitstagen emotional aufmuntern können.
An Silvester finden unvergessliche Ereignisse statt. Caska hat unzählige Erinnerungen daran, wie sie Familien, Freunde und Paare in den Stunden vor Neujahr dabei beobachtet hat, wie sie die beste Zeit ihres Lebens hatten.
Einmal wurde er sogar während eines Silvester-Dinners Zeuge eines Heiratsantrags.
„Es war eigentlich ziemlich lustig. Da war ein junger Mann im Restaurant, und er war Schwitzen. „Wir dachten eigentlich, dass er vielleicht zu viel getrunken hatte, also gingen wir ein paar Mal zu ihm und sagten: ‚Sir, geht es Ihnen gut?‘“, erinnert sich Caska.
„Ich weiß noch, dass ich dachte: ‚Wir behalten ihn im Auge, denn er sieht aus, als wäre er in einer schwierigen Lage.‘ Und dann machte er mir beim Abendessen einen Heiratsantrag und alles fügte sich zusammen.“
Silvester (Nacht)
Die Gäste, die ein Dachpaket gebucht haben, treffen sich gegen 23:30 Uhr im selben Essbereich. Nach dem Aufstieg der Treppe werden sie auf das Dach begleitet und bekommt ein Glas Champagner gereicht.
„Wir wollen wegen des Wetters nicht zu lange dort oben sein“, sagte Caska. „Wenn es regnet, haben wir beheizte Ponchos für alle. Aber der einzige Grund, warum wir jemals eine Pause machen würden, wäre, wenn der Ball Drop nicht am Times Square stattfinden würde. Es ist egal, ob es regnet oder die Sonne scheint.“
Und dann sehen die Gäste vom Dach aus dieselbe Szene, die Millionen von Menschen zu Hause vor ihren Fernsehern sehen werden: die letzten musikalischen Darbietungen, den Countdown bis Mitternacht, den Ball Drop und die ersten Feierlichkeiten des Jahres 2025.
Neujahr
Nach monatelangen Vorbereitungen und wochenlangen Feiertagsfeiern können viele Mitarbeiter des Hotels endlich ihre Posten verlassen und nach Hause zurückkehren. Für Caska sind es die Momente nach Mitternacht, die am unvergesslichsten und surrealsten sind.
„Wir haben dieses große Event. Es ist verrückt – es gibt Lichter und Lärm und alle umarmen sich. Und dann gehe ich normalerweise um 0:30 oder 1:00 Uhr und alles ist weg. Der Times Square ist leer“, sagte er. „Es ist unheimlich. Man kann eine Stecknadel fallen hören. Und ich glaube, das ist der verrückteste Teil. Der Times Square ist leerer als je zuvor, nur wenige Minuten davon entfernt, dass hier am meisten los ist.“
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